Co obejmuje poświadczenie notarialne?
Poświadczenie „za zgodność z okazanym oryginałem” polega na tym, że notariusz potwierdza, iż przedstawiona kopia wiernie odzwierciedla oryginał dokumentu.
Dzięki temu strona posługująca się kopią nie musi przedstawiać oryginału, a instytucja, która otrzymuje dokument, ma pewność co do jego autentyczności.
Poświadczenia dotyczą m.in.:
umów, aneksów, uchwał, odpisów KRS, pełnomocnictw,
załączników do przetargów oraz postępowań administracyjnych,
dokumentacji kierowanej do banków i instytucji finansowych,
dokumentów przeznaczonych do obrotu zagranicznego,
protokołów, zestawień, raportów i potwierdzeń niezbędnych w działalności bieżącej firm.
Dlaczego w firmach potrzeba ich tak dużo?
W wielu podmiotach gospodarczych poświadczenia notarialne pojawiają się niemal codziennie.
Dotyczy to zwłaszcza:
spółek kapitałowych, gdzie dokumentacja korporacyjna musi być kompletna i zgodna z wymogami KRS,
banków i firm finansowych, które pracują na dużej liczbie wniosków i załączników,
spółdzielni i wspólnot, zarządzających licznymi zestawieniami i uchwałami,
firm budowlanych, technologicznych, medycznych, consultingowych, które składają obszerne dokumenty w przetargach,
podmiotów realizujących projekty międzynarodowe, gdzie kopie bez poświadczenia często nie są akceptowane.
W praktyce oznacza to nieraz konieczność potwierdzenia kilkudziesięciu, kilkuset, a nawet kilku tysięcy stron miesięcznie.
Dla dużych organizacji poświadczenia stają się jednym z elementów, które muszą działać precyzyjnie i powtarzalnie, aby nie blokować dalszych etapów realizacji spraw lub inwestycji.
Dlaczego instytucje wymagają poświadczeń notarialnych?
Powód jest prosty: instytucje chcą mieć gwarancję, że kopia nie została zmieniona, uzupełniona, skrócona ani zmanipulowana.
Poświadczenie notarialne eliminuje ryzyko kwestionowania dokumentów i daje pewność, że:
kopia jest pełna,
kopia jest prawidłowa,
dokument jest równoważny z oryginałem,
w razie kontroli lub audytu nie pojawią się wątpliwości.
W wielu procedurach bez takiego potwierdzenia nie da się przejść dalej — niezależnie od tego, czy chodzi o kredyt korporacyjny, przetarg publiczny, zmianę w rejestrze przedsiębiorców, czy formalności związane z działaniem spółki.
Jak wygląda procedura poświadczenia?
Proces jest prosty:
przedstawia się notariuszowi oryginał dokumentu,
notariusz sporządza kopię lub dokonuje poświadczenia na kopii dostarczonej,
każda strona otrzymuje oznaczenie oraz potwierdzenie zgodności.
Po dokonaniu czynności dokumenty są gotowe do dalszego obrotu.
W jakich sytuacjach firmy korzystają z poświadczeń najczęściej?
przygotowanie dokumentów do sądów, banków i organów administracyjnych,
składanie ofert w przetargach i postępowaniach publicznych,
procedury compliance i audyty wewnętrzne,
raportowanie dla zarządów i rad nadzorczych,
kontakty z zagranicznymi kontrahentami i instytucjami,
procesy rejestrowe i aktualizacyjne w KRS.
Podsumowanie
Poświadczenia notarialne odgrywają kluczową rolę w obrocie gospodarczym. Ich koszt jest symboliczny, a znaczenie – fundamentalne.
Firmy, które na co dzień operują na obszernej dokumentacji, traktują je jako standard procedury, gwarantujący bezpieczeństwo, zgodność i płynność pracy.
Jeśli dana organizacja funkcjonuje w modelu, który wymaga częstego potwierdzania dokumentów, istotne staje się zapewnienie sobie sprawnego i powtarzalnego procesu poświadczeń, który pozwala utrzymać tempo operacyjne i uniknąć ryzyka formalnych opóźnień.